Document Managment System
Upravljajte Vašim poslovanjem na produktivan način koristeći DMS rješenje za upravljanjem sadržaja putem aplikacija, poslovnih procesa i odjeljenja učinite vaš posao produktivnijim.
DMS (Document Management System) je sistem za upravljanje poslovnom dokumentacijom i on prati životni ciklus svakog dokumenta. Svaki dokument se unosi u sistem, tako da se dalja razmjena i upravljanje obavlja elektronskim putem. Cilj DMS sistema je ušteda vremena i novca.
Primjena DMS sistema ne zavisi od veličine nekog preduzeća ili organizacije, već od složenosti poslovnih procesa i količine papirne dokumentacije kojom preduzeće svakodnevno upravlja. Advokatske kancelarije svakodnevno upravljaju velikim brojem dokumenata i za njih je DMS sistem od velikog značaja, iako se ne smatraju velikim preduzećima.
Kako praktično funkcioniše DMS sistem?
Kada dokument stigne u preduzeće (npr. faktura), zaposleni prima dokument i šalje ga na validaciju licima koja su odgovorna za taj segment poslovanja. Nakon što dokument fizički prođe kroz sve potrebne sektore i bude odobren od strane odgovornih lica, šalje se u računovodstvo radi knjiženja. Fizički proces kretanja dokumenta kroz preduzeće nosi sa sobom brojne rizike, kao što je gubitak dokumenta, neovlašteni uvid u dokument, oštećenja papira i brojne druge rizike koji se mogu negativno odraziti na poslovanje preduzeća. DMS sistem spriječava nastanak takvih problema, jer je dokument u elektronskom obliku, što olakšava i ubrzava proces razmjene i istovremeno štedi novac preduzeću, jer se gubi potreba dodatnog štampanja dokumentacije i fizičkog skladištenja iste.
Koje su prednosti DMS-a?
• Visok stepen automatizacije, efikasnosti i produktivnosti
• Brz i efikasan pristup dokumentima
• Arhiviranje završenih predmeta
• Stalna dostupnost i sigurnost arhiviranih dokumenata
• Bolja raspodjela posla
• Ušteda vremena – eliminacija potrebe traženja papira, manje kopiranja papira
• Smanjena količina papira u prometu
• Olakšan rad sa klijentima i efikasniji način donošenja odluka
• Preglednost poslovanja
Za razliku od konkurencije gdje su DMS (Document Management System) rješenja bazirana na već razvijenim software-skim rješenjima sa vrlo malim mogučnostima manipulacije i prilagođavanja svim potrebama klijenata, Printex DMS je baziran isključivo na potrebama klijentima sa maksimalnom fleksibilnošću i prilagodljivosti internim odlukama i pravilima klijenata i njihovim specifičnim potrebama.
Zahvaljujući maksimalnoj fleksibilnosti naših rješenja, na vrlo jednostavan način bez dodatnih opterećenja nadograditi vaše poslovanje kroz Business Process Management i fizičku arhivu, koju ujedno možete u nedostatku prostora i prebaciti na outsourcing te dodatno povečati produktivnost i pojednostaviti proces poslovanja.